निजता नीति
हम कौन हैं?
डेटा कंट्रोलर का नाम और संपर्क विवरण दें। आम तौर पर यह आपका कारोबार होगा, या अगर आप अकेले कारोबारी हैं तो आप खुद। जहां लागू हो, वहां कंट्रोलर के प्रतिनिधि और/या डेटा सुरक्षा अधिकारी की पहचान और संपर्क विवरण भी शामिल करें।हम कौनसी जानकारी इकट्ठा करते हैं?
बताएं कि आप किस तरह की निजी जानकारी इकट्ठा करते हैं, जैसे नाम, पते, उपयोगकर्ता नाम वगैरह। आपको इनके बारे में खास जानकारी शामिल करनी चाहिए:आप डेटा कैसे इकट्ठा करते हैं (जैसे जब कोई उपयोगकर्ता रजिस्टर करता है, खरीदारी करता है या आपकी सेवाओं का इस्तेमाल करता है, संपर्क फ़ॉर्म भरता है, न्यूज़लेटर के लिए साइन अप करता है वगैरह)
डेटा इकट्ठा करने के हर तरीके से आप कौनसा खास डेटा इकट्ठा करते हैं
अगर आप तीसरे पक्ष से डेटा इकट्ठा करते हैं, तो आपको डेटा की कैटगरी और स्रोत बताना होगा
क्या आप संवेदनशील निजी डेटा या वित्तीय जानकारी प्रोसेस करते हैं, और आप इसे कैसे संभालते हैं
आप उपयोगकर्ता को निजी डेटा और संवेदनशील निजी डेटा से जुड़ी ज़रूरी परिभाषाएं भी दे सकते हैं।
हम निजी जानकारी का इस्तेमाल कैसे करते हैं?
सेवा और कारोबार से जुड़े उन सभी मकसदों के बारे में विस्तार से बताएं जिनके लिए आप डेटा प्रोसेस करेंगे। उदाहरण के लिए, इनमें ये चीज़ें शामिल हो सकती हैं:कॉन्टेंट, कारोबारी जानकारी या उपयोगकर्ता अनुभव को उपयोगकर्ता के हिसाब से बनाना
खाता सेट अप करना और उसका प्रबंधन करना
मार्केटिंग और इवेंट से जुड़ी जानकारी भेजना
पोल और सर्वे करना
अंदरूनी रिसर्च और डेवलपमेंट के मकसद
सामान और सेवाएं देना
कानूनी दायित्व (जैसे धोखाधड़ी की रोकथाम)
अंदरूनी ऑडिट की ज़रूरतें पूरी करना
कृपया ध्यान दें कि यह सूची पूरी नहीं है। आपको उन सभी मकसदों का रिकॉर्ड रखना होगा जिनके लिए आप निजी डेटा प्रोसेस करते हैं।
आपके निजी डेटा को प्रोसेस करने का हमारा कानूनी आधार क्या है?
GDPR में दी गई प्रोसेसिंग की ज़रूरी शर्तें बताएं। छह कानूनी आधार हो सकते हैं:सहमति
अनुबंध
वैध हित
महत्वपूर्ण हित
सार्वजनिक कार्य
कानूनी दायित्व
आपकी प्रोसेसिंग पर लागू होने वाले सभी आधारों और उनकी वजहों के बारे में विस्तार से जानकारी दें। अगर आप सहमति पर निर्भर हैं, तो बताएं कि लोग अपनी सहमति कैसे वापस ले सकते हैं और उसे कैसे मैनेज कर सकते हैं। अगर आप वैध हितों पर निर्भर हैं, तो साफ़ तौर पर बताएं कि वे क्या हैं।
अगर आप खास कैटगरी का निजी डेटा प्रोसेस कर रहे हैं, तो आपको प्रोसेसिंग की छह शर्तों में से कम से कम एक के साथ-साथ GDPR के तहत प्रोसेसिंग की अतिरिक्त ज़रूरतें भी पूरी करनी होंगी। लागू होने वाले सभी अतिरिक्त आधारों की जानकारी दें।
हम निजी डेटा कब शेयर करते हैं?
बताएं कि आप निजी डेटा को गोपनीय रखेंगे, और उन हालात के बारे में बताएं जब आप इसे ज़ाहिर या शेयर कर सकते हैं। जैसे, जब अपनी सेवाएं देने या अपना कारोबार चलाने के लिए ऐसा करना ज़रूरी हो, जैसा कि प्रोसेसिंग के मकसदों में बताया गया है। आपको इनके बारे में जानकारी देनी चाहिए:आप डेटा कैसे शेयर करेंगे
आप सुरक्षा के कौनसे इंतज़ाम रखेंगे
आप किन पक्षों के साथ डेटा शेयर कर सकते हैं और क्यों
हम निजी डेटा कहां स्टोर और प्रोसेस करते हैं?
अगर लागू हो, तो बताएं कि क्या आप डेटा सब्जेक्ट के अपने देश के बाहर डेटा स्टोर और प्रोसेस करना चाहते हैं। उन कदमों के बारे में बताएं जो आप यह पक्का करने के लिए उठाएंगे कि डेटा आपकी निजता नीति और उस देश के लागू कानून के मुताबिक प्रोसेस हो जहां डेटा मौजूद है।अगर आप डेटा को यूरोपियन इकनॉमिक एरिया के बाहर ट्रांसफ़र करते हैं, तो डेटा निजता की सही सुरक्षा देने के लिए किए जाने वाले उपाय बताएं। जैसे, अनुबंध से जुड़ी शर्तें, डेटा ट्रांसफ़र समझौते वगैरह।
हम निजी डेटा को सुरक्षित कैसे रखते हैं?
डेटा सुरक्षा के अपने तरीके के बारे में और निजी जानकारी को सुरक्षित रखने के लिए इस्तेमाल की जाने वाली तकनीकों और प्रक्रियाओं के बारे में बताएं। उदाहरण के लिए, ये उपाय हो सकते हैं:डेटा को गलती से खोने से बचाने के लिए
बिना अनुमति ऐक्सेस, इस्तेमाल, नष्ट करने या ज़ाहिर करने से रोकने के लिए
कारोबार की निरंतरता और आपदा से रिकवरी पक्की करने के लिए
निजी जानकारी के ऐक्सेस पर पाबंदी लगाने के लिए
कानून और आपकी कारोबारी नीतियों के मुताबिक निजता पर पड़ने वाले असर का आकलन करने के लिए
कर्मचारियों और ठेकेदारों को डेटा सुरक्षा की ट्रेनिंग देने के लिए
अनुबंधों और सुरक्षा समीक्षाओं के ज़रिए तीसरे पक्ष से जुड़े जोखिम मैनेज करने के लिए
कृपया ध्यान दें कि यह सूची पूरी नहीं है। निजी डेटा की सुरक्षा के लिए आप जिन तरीकों पर निर्भर हैं, उन सभी का रिकॉर्ड रखें। आपको यह भी बताना चाहिए कि क्या आपका संगठन कुछ मान्य मानकों या नियामक ज़रूरतों का पालन करता है।
हम आपका निजी डेटा कितने समय तक रखते हैं?
प्रोसेसिंग के हर मकसद के लिए आप जानकारी कितने समय तक रखेंगे, इसकी खास जानकारी दें। GDPR के मुताबिक आपको डेटा उचित रूप से ज़रूरी समय से ज़्यादा नहीं रखना चाहिए। अपने डेटा या रिकॉर्ड रखने के शेड्यूल का विवरण शामिल करें, या उन अतिरिक्त संसाधनों का लिंक दें जहां ये प्रकाशित हैं।
अगर आप कोई खास अवधि नहीं बता सकते, तो आपको वे मानदंड बताने होंगे जिनसे आप तय करेंगे कि डेटा कितने समय तक रखना है (जैसे स्थानीय कानून, अनुबंध से जुड़े दायित्व वगैरह)
आपको यह भी बताना चाहिए कि ज़रूरत न रहने पर आप डेटा को सुरक्षित तरीके से कैसे नष्ट करते हैं।
निजी डेटा से जुड़े आपके अधिकार
GDPR के तहत, आपको डेटा सब्जेक्ट के अपने निजी डेटा को ऐक्सेस और कंट्रोल करने के अधिकार का सम्मान करना होगा। अपनी निजता सूचना में, आपको इनसे जुड़े उनके अधिकार बताने होंगे:निजी जानकारी का ऐक्सेस
सुधार और मिटाना
सहमति वापस लेना (अगर डेटा सहमति की शर्त पर प्रोसेस किया जा रहा है)
डेटा पोर्टेबिलिटी
प्रोसेसिंग पर पाबंदी और आपत्ति
सूचना आयुक्त कार्यालय में शिकायत दर्ज करना
आपको बताना चाहिए कि लोग अपने अधिकारों का इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं, और आप डेटा सब्जेक्ट के अनुरोधों का जवाब कैसे देंगे। बताएं कि क्या कोई छूट लागू हो सकती है और पहचान की पुष्टि की उन प्रक्रियाओं के बारे में बताएं जिन पर आप निर्भर हो सकते हैं।
उन हालात का विवरण शामिल करें जिनमें डेटा सब्जेक्ट के अधिकार सीमित हो सकते हैं। जैसे, अगर डेटा सब्जेक्ट का अनुरोध पूरा करने से किसी दूसरे व्यक्ति का निजी डेटा ज़ाहिर हो सकता है, या अगर आपसे ऐसा डेटा मिटाने को कहा जाता है जिसे कानून के मुताबिक आपको रखना ज़रूरी है।
अपने-आप फ़ैसले लेने और प्रोफ़ाइलिंग का इस्तेमाल
अगर आप प्रोफ़ाइलिंग या अपने-आप फ़ैसले लेने के किसी दूसरे तरीके का इस्तेमाल करते हैं, तो आपको अपनी निजता नीति में इसकी जानकारी देनी होगी। ऐसे मामलों में, आपको अपने-आप फ़ैसले लेने के किसी भी तरीके के मौजूद होने की जानकारी देनी होगी, साथ ही उसमें शामिल लॉजिक और व्यक्ति पर उस प्रोसेसिंग के संभावित महत्व और नतीजों की जानकारी भी देनी होगी।हमसे संपर्क कैसे करें?
बताएं कि अगर डेटा सब्जेक्ट को आपकी निजता से जुड़े तरीकों या अपनी निजी जानकारी के बारे में कोई सवाल या चिंता है, या वे शिकायत दर्ज करना चाहते हैं, तो वे आपसे कैसे संपर्क कर सकते हैं। वे जिन तरीकों से आपसे संपर्क कर सकते हैं, उन सभी के बारे में बताएं – जैसे ऑनलाइन, ईमेल या डाक से।>
अगर लागू हो, तो आप इनके बारे में जानकारी भी शामिल कर सकते हैं:
कुकी और दूसरी तकनीकों का इस्तेमाल
अगर आप अपनी वेबसाइट पर उपयोगकर्ता की प्राथमिकताएं स्टोर और मैनेज करने, विज्ञापन दिखाने, कॉन्टेंट चालू करने या उपयोगकर्ता और इस्तेमाल से जुड़े डेटा का विश्लेषण करने के लिए कुकी, ट्रैकिंग और ऐसी ही दूसरी तकनीकें सेट करना और इस्तेमाल करना चाहते हैं, तो आप ज़्यादा जानकारी का लिंक दे सकते हैं या नीति में ही इसके बारे में बता सकते हैं। बताएं कि आप किस तरह की कुकी और तकनीकों का इस्तेमाल करते हैं, क्यों करते हैं और कोई व्यक्ति उन्हें कैसे कंट्रोल और मैनेज कर सकता है।दूसरी वेबसाइटों / तीसरे पक्ष के कॉन्टेंट से लिंक करना
अगर आप अपनी वेबसाइट से बाहरी साइटों और संसाधनों से लिंक करते हैं, तो साफ़ तौर पर बताएं कि क्या इसका मतलब उनका समर्थन है, और क्या आप किसी लिंक की गई वेबसाइट के कॉन्टेंट (या उसमें मौजूद जानकारी) की कोई ज़िम्मेदारी लेते हैं।
अपने कारोबार के हालात के हिसाब से, आप अपनी निजता नीति में दूसरी वैकल्पिक शर्तें जोड़ने पर भी विचार कर सकते हैं।