Politique de confidentialité

Qui sommes-nous ?

Indiquez le nom et les coordonnées du responsable du traitement des données. Il s’agit généralement de votre entreprise, ou de vous-même si vous êtes entrepreneur individuel. Le cas échéant, indiquez l’identité et les coordonnées du représentant du responsable du traitement et/ou du délégué à la protection des données.

Quelles informations collectons-nous ?

Précisez les types de données personnelles que vous collectez, par exemple les noms, adresses, noms d’utilisateur, etc. Vous devez notamment indiquer :
comment vous collectez les données (par exemple lorsqu’un utilisateur s’inscrit, achète ou utilise vos services, remplit un formulaire de contact, s’abonne à une newsletter, etc.)
quelles données précises vous collectez par chaque méthode de collecte
si vous collectez des données auprès de tiers, vous devez préciser les catégories de données et leur source
si vous traitez des données personnelles sensibles ou des informations financières, et comment vous les gérez

Vous pouvez fournir à l’utilisateur les définitions pertinentes des notions de données personnelles et de données personnelles sensibles.

Comment utilisons-nous les données personnelles ?

Décrivez en détail toutes les finalités liées au service et à l’activité pour lesquelles vous traiterez des données. Par exemple :
personnalisation du contenu, des informations commerciales ou de l’expérience utilisateur
création et administration des comptes
envoi de communications marketing et événementielles
réalisation de sondages et d’enquêtes
recherche et développement internes
fourniture de biens et de services
obligations légales (par exemple prévention de la fraude)
respect des exigences d’audit interne

Veuillez noter que cette liste n’est pas exhaustive. Vous devez consigner toutes les finalités pour lesquelles vous traitez des données personnelles.

Sur quelle base légale traitons-nous vos données personnelles ?

Décrivez les conditions de traitement applicables prévues par le RGPD. Il existe six bases légales possibles :
le consentement
le contrat
l’intérêt légitime
les intérêts vitaux
la mission d’intérêt public
l’obligation légale

Fournissez des informations détaillées sur toutes les bases qui s’appliquent à votre traitement, et expliquez pourquoi. Si vous vous appuyez sur le consentement, expliquez comment les personnes peuvent le retirer et le gérer. Si vous vous appuyez sur l’intérêt légitime, expliquez clairement de quoi il s’agit.

Si vous traitez des catégories particulières de données personnelles, vous devrez remplir au moins l’une des six conditions de traitement, ainsi que des exigences supplémentaires prévues par le RGPD. Fournissez des informations sur toutes les bases supplémentaires qui s’appliquent.

Quand partageons-nous les données personnelles ?

Expliquez que vous traiterez les données personnelles de manière confidentielle et décrivez les circonstances dans lesquelles vous pourriez les divulguer ou les partager. Par exemple, lorsque cela est nécessaire pour fournir vos services ou mener vos activités, conformément aux finalités de traitement indiquées. Vous devez préciser :
comment vous partagerez les données
quelles garanties vous mettrez en place
avec quelles parties vous pourriez partager les données et pourquoi

Où stockons-nous et traitons-nous les données personnelles ?

Le cas échéant, indiquez si vous prévoyez de stocker et de traiter des données en dehors du pays de résidence de la personne concernée. Décrivez les mesures que vous prendrez pour garantir que les données sont traitées conformément à votre politique de confidentialité et à la législation applicable du pays où elles se trouvent.

Si vous transférez des données en dehors de l’Espace économique européen, décrivez les mesures que vous mettrez en place pour assurer un niveau de protection des données approprié. Par exemple, des clauses contractuelles, des accords de transfert de données, etc.

Comment sécurisons-nous les données personnelles ?

Décrivez votre approche de la sécurité des données ainsi que les technologies et procédures que vous utilisez pour protéger les données personnelles. Il peut s’agir, par exemple, de mesures visant à :
protéger les données contre la perte accidentelle
empêcher tout accès, utilisation, destruction ou divulgation non autorisés
assurer la continuité d’activité et la reprise après sinistre
restreindre l’accès aux données personnelles
réaliser des analyses d’impact relatives à la protection des données conformément à la loi et à vos politiques internes
former le personnel et les sous-traitants à la sécurité des données
gérer les risques liés aux tiers au moyen de contrats et d’audits de sécurité

Veuillez noter que cette liste n’est pas exhaustive. Vous devez consigner tous les dispositifs sur lesquels vous vous appuyez pour protéger les données personnelles. Vous devez également indiquer si votre organisation respecte certaines normes reconnues ou exigences réglementaires.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Fournissez des informations précises sur la durée de conservation des données pour chaque finalité de traitement. Le RGPD vous impose de ne pas conserver les données plus longtemps que raisonnablement nécessaire. Indiquez vos calendriers de conservation des données ou des dossiers, ou ajoutez un lien vers les ressources où ils sont publiés.

Si vous ne pouvez pas indiquer de durée précise, vous devez exposer les critères qui vous permettront de déterminer la durée de conservation des données (par exemple la législation locale, les obligations contractuelles, etc.)

Vous devez également expliquer comment vous supprimez les données de manière sécurisée lorsque vous n’en avez plus besoin.

Vos droits concernant les données personnelles

En vertu du RGPD, vous devez respecter le droit des personnes concernées d’accéder à leurs données personnelles et d’en garder le contrôle. Dans votre politique de confidentialité, vous devez présenter leurs droits en matière de :
accès aux données personnelles
rectification et effacement
retrait du consentement (si le traitement repose sur le consentement)
portabilité des données
limitation du traitement et opposition
dépôt d’une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (Information Commissioner’s Office)

Vous devez expliquer comment les personnes peuvent exercer leurs droits et comment vous comptez répondre aux demandes des personnes concernées. Indiquez si des exemptions peuvent s’appliquer et décrivez les procédures de vérification d’identité sur lesquelles vous pourriez vous appuyer.

Précisez les circonstances dans lesquelles les droits des personnes concernées peuvent être limités, par exemple si la satisfaction d’une demande risque de divulguer des données personnelles concernant une autre personne, ou si l’on vous demande de supprimer des données que la loi vous oblige à conserver.

Prise de décision automatisée et profilage

Si vous recourez au profilage ou à toute autre prise de décision automatisée, vous devez l’indiquer dans votre politique de confidentialité. Dans ce cas, vous devez fournir des informations sur l’existence de toute prise de décision automatisée, ainsi que sur la logique sous-jacente et sur l’importance et les conséquences prévisibles du traitement pour la personne.

Comment nous contacter ?

Expliquez comment les personnes concernées peuvent vous contacter si elles ont des questions ou des préoccupations concernant vos pratiques en matière de confidentialité ou leurs données personnelles, ou si elles souhaitent déposer une réclamation. Décrivez tous les moyens de vous contacter, par exemple en ligne, par e-mail ou par courrier postal.
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Le cas échéant, vous pouvez également inclure des informations sur :

Utilisation des cookies et autres technologies

Vous pouvez inclure un lien vers des informations complémentaires, ou indiquer dans la politique si vous prévoyez de déposer et d’utiliser des cookies, traceurs et technologies similaires pour enregistrer et gérer les préférences des utilisateurs sur votre site web, diffuser des publicités, afficher du contenu ou analyser les données des utilisateurs et d’utilisation. Indiquez les types de cookies et de technologies que vous utilisez, pourquoi vous les utilisez et comment une personne peut les contrôler et les gérer.

Liens vers d’autres sites web / contenus tiers
Si votre site web contient des liens vers des sites et ressources externes, précisez si cela constitue une recommandation et si vous assumez une quelconque responsabilité quant au contenu (ou aux informations) de ces sites.

Vous pouvez envisager d’ajouter d’autres clauses facultatives à votre politique de confidentialité, selon la situation de votre entreprise.